O executivo anunciou que no encontro deverão estar presentes os chefes de Estado e de Governo da Áustria, Bulgária, Croácia, Alemanha, Grécia, Hungria, Romênia, Eslovênia e ainda da antiga República iugoslava da Macedônia e Sérvia, dois países que não são membros da União Europeia (UE). Foram também convidados o presidente do Conselho Europeu, a presidência luxemburguesa da UE e o Alto Comissário da ONU para os Refugiados, António Guterres.
Segundo a comissão, o objetivo do encontro é definir medidas operacionais que possam ser imediatamente implementadas, diante da situação que se vive na rota ao longo dos Balcãs, que exige “maior cooperação, consultas mais extensas e ação operacional imediata”.